Verwaltungsbeirat prüft bei der WEG-Verwaltung in Bremerhaven den Wirtschaftsplan in einem hellen Besprechungsraum

WEG-Verwaltung in Bremerhaven: Aufgaben, Pflichten & Rechte

Eine WEG-Verwaltung verwaltet im Auftrag der Wohnungseigentümergemeinschaft das gemeinschaftliche Eigentum eines Hauses  von der Jahresabrechnung über die Erhaltungsrücklage bis zur Organisation der Eigentümerversammlung. Seit der WEG-Reform (WEMoG) vom 1. Dezember 2020 sind diese Pflichten klarer geregelt als je zuvor, und seit dem 1. Dezember 2023 haben Eigentümer sogar einen gesetzlichen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter. Für Bremerhaven, wo ein großer Teil des Baubestands aus Gründerzeit- und Nachkriegsgebäuden stammt, ist genau das entscheidend: Eine WEG-Verwaltung, die Zahlen verwaltet, aber den baulichen Zustand nicht kennt, übersieht regelmäßig genau die Kosten, die am Ende am teuersten werden.

Junge Eigentümerin liest zur WEG-Verwaltung Bremerhaven die Jahresabrechnung aufmerksam an ihrem Wohnzimmertisch

Was macht eine WEG-Verwaltung eigentlich?

Nach § 27 WEG gliedert sich die Arbeit einer WEG-Verwaltung in drei Bereiche:

  • Kaufmännische Verwaltung: Kontoführung, Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, Einzug des Hausgelds.
  • Technische Verwaltung: Organisation von Wartung, Instandhaltung und Handwerkereinsätzen am Gemeinschaftseigentum.
  • Rechtliche Verwaltung: Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung, Umsetzung von Beschlüssen, Einhaltung der Fristen aus WEG-Gesetz und Gemeinschaftsordnung.

Diese drei Bereiche greifen ineinander  eine WEG-Verwaltung, die nur die Buchhaltung beherrscht, aber technische Probleme nicht einordnen kann, wird auf Dauer teuer für die Eigentümer.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung – der Unterschied, der oft verwechselt wird

Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau: Er legt fest, wie viel Hausgeld jeder Eigentümer im kommenden Jahr zahlt, und wird von der Eigentümerversammlung beschlossen (§ 28 WEG). Die Jahresabrechnung ist der Rückblick: Sie zeigt, was tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde, und macht Nachzahlungen oder Guthaben sichtbar. Eine gute WEG-Verwaltung legt beide fristgerecht vor und erklärt Abweichungen zwischen Plan und Abrechnung nachvollziehbar, statt sie nur tabellarisch aufzulisten.

Die Erhaltungsrücklage – mehr als ein Posten in der Abrechnung

Was früher Instandhaltungsrücklage hieß, heißt seit der Reform offiziell Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) eine bewusste Umbenennung, die klarstellen sollte, dass es sich um tatsächlich verfügbares Vermögen der Gemeinschaft handelt, nicht um einen reinen Buchungsposten. Wichtig für Eigentümer: Die Verwaltung ist verpflichtet, dieses Geld auf einem gesonderten Konto im Namen der Gemeinschaft zu halten (§ 27 Abs. 5 WEG)  getrennt vom eigenen Vermögen des Verwalters. Das schützt die Rücklage, falls die Verwaltung insolvent wird.

Die Höhe der Erhaltungsrücklage wird im Wirtschaftsplan festgelegt und von der Eigentümerversammlung beschlossen. Eine pauschale gesetzliche Mindesthöhe gibt es nicht  problematisch wird es meist erst, wenn eine größere Sanierung ansteht und die Rücklage dafür sichtbar nicht ausreicht.

Beschlusssammlung, Eigentümerversammlung und Verwaltungsbeirat

Jede WEG-Verwaltung muss eine Beschlusssammlung führen (§ 24 Abs. 7 WEG)  ein lückenloses Verzeichnis aller gefassten Beschlüsse. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, gilt das als eigenständiger Pflichtverstoß und ist einer der häufigsten Gründe, warum Eigentümer das Vertrauen in ihre Verwaltung verlieren. Die Eigentümerversammlung ist seit der Reform immer beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen  eine einfache Mehrheit der Anwesenden reicht für die meisten Entscheidungen. Der Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) unterstützt und kontrolliert die Verwaltung zwischen den Versammlungen, etwa bei der Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.

Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer nachgewiesen hat, über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse zu verfügen. Für Eigentümer ist das ein einfacher, überprüfbarer Maßstab, um die Qualifikation ihrer aktuellen oder künftigen Verwaltung objektiv einzuschätzen  unabhängig davon, wie überzeugend ein Verkaufsgespräch klingt.

Der ImmoEco-Ansatz: der Erhaltungsrücklage-Realitätscheck

ImmoEco-Team bespricht gemeinsam im Büro den langfristigen Instandhaltungsplan für eine WEG-Verwaltung in Bremerhaven

Die meisten WEG-Verwaltungen verwalten die Erhaltungsrücklage als reine Zahl im Wirtschaftsplan ob die Höhe tatsächlich zum baulichen Zustand des Hauses passt, bleibt offen, weil die kaufmännische Seite selten mit der technischen zusammendenkt.

Weil ImmoEco Hausverwaltung und Renovierung aus einer Hand anbietet, gleichen wir die Erhaltungsrücklage regelmäßig mit dem tatsächlichen Zustand von Dach, Fassade, Heizung und Gemeinschaftsflächen ab. Das Ergebnis ist ein realistischer Blick darauf, ob die angesparte Summe für das reicht, was in den nächsten Jahren tatsächlich ansteht  statt einer bösen Überraschung, wenn die nächste Sanierung fällig wird.

Wenn Sie Ihre aktuelle WEG-Verwaltung in Bremerhaven überprüfen oder neu aufstellen möchten, sprechen Sie uns an: Wir prüfen Wirtschaftsplan, Beschlusssammlung und Erhaltungsrücklage gemeinsam mit dem baulichen Zustand Ihrer Immobilie. Jetzt unverbindliches Erstgespräch anfragen.

Mehr zu den unterschiedlichen Verwaltungsformen und den laufenden Kosten finden Sie in unserem Grundlagenartikel Hausverwaltung Bremerhaven – Leistungen, Kosten & der richtige Partner. Wenn Sie mit Ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, erklären wir den Ablauf im Detail unter Hausverwaltung wechseln in Bremerhaven: Ablauf & Fristen.

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